La sottoserie raccoglie, in fascicoli annuali, la corrispondenza sia di carattere scientifico sia tecnico sia commerciale intercorsa tra il direttore dell'osservatorio e diversi interlocutori. Si tratta soprattutto delle istituzioni di riferimento: in testa il Ministero della pubblica istruzione, in particolare attraverso la Direzione generale dell'istruzione superiore; gli osservatori astronomici d'Italia (perlopiù Firenze, Padova, Milano, Bologna, Roma, Napoli, Catania, Torino) e quelli di altre nazioni tra cui Germania, Francia, Gran Bretagna e Stati Uniti d'America; le facoltà scientifiche di università italiane ed estere; durante il ventennio il Partito nazionale fascista e i sindacati fascisti; gli enti locali (Comune di Teramo e Provincia); la Prefettura, l'Intendenza di finanza, l'ufficio del Genio civile; l'Ufficio centrale meteorologico, che fa capo prima alla regia Marina e poi al Ministero dell'agricoltura e delle foreste.
Tra i corrispondenti istituzionali quello più largamente presente è il Ministero della pubblica istruzione, il cui carteggio fino al 1941 è raccolto in un unico fascicolo originale (fasc. 1). Successivamente la corrispondenza con il Ministero è nei singoli fascicoli annuali. Il carteggio con il Ministero è relativo agli aspetti regolamentari (contenuti soprattutto nella sottoserie 3 Circolari del Ministero della pubblica istruzione), alla gestione del personale (trasmissione delle note di qualifica, corrispondenza su ruoli, carriere e organico) e alla contabilità (comunicazioni relative ai contributi annuali ordinari e straordinari, alla loro rendicontazione; trasmissione dei rendiconti e delle note di spesa).
Tra gli interlocutori vi sono anche: la Prefettura, l'Intendenza di finanza, il Genio civile (riguardo gli interventi di manutenzione sugli edifici); le sezioni provinciali della Confederazione dei sindacati fascisti e il Partito nazionale fascista. Con gli enti locali (Comune e Provincia) il tema è perlopiù la concessione di contributi straordinari e la conseguente rendicontazione.
Vi sono anche le richieste di dati scientifici e meteorologici da parte dell'Ufficio presagi del Ministero dell'aeronautica, dell'Ufficio centrale di meteorologia e del Servizio idrografico della regia Marina, ma anche di istituzioni locali o di privati che necessitano di dati specifici in questioni legali (per esempio per la morte di un bracciante a causa di insolazione).
Il carteggio scientifico è intrattenuto soprattutto con gli osservatori di Arcetri, Bologna, Brera, Carloforte, Catania, Merate, Padova, Roma, Trieste. Gli interlocutori più frequenti sono Giorgio Abetti, Emilio Bianchi, Alfonso Di Legge, Pio Emanuelli, Guido Horn d'Arturo, William H. Pickering, Giovanni Silva. Attraverso le lettere emergono anche rapporti di affetto e amicizia profondi (in particolare il rapporto tra Mentore Maggini e Giorgio Abetti sembra di stretta amicizia e stima). Intensi anche i rapporti con associazioni, società scientifiche, istituti di ricerca e periodici italiani e di altri paesi per lo scambio di pubblicazioni e aggiornamenti.
Oltre gli interlocutori istituzionali e scientifici, vi sono rapporti molto fitti con le case produttrici e gli agenti commerciali di componenti meccanici, strumentazioni e macchine per le osservazioni; con studi professionali privati soprattutto per consulenze di carattere ingegneristico in campo meccanico.
La corrispondenza tra la fine degli anni '10 e i primi anni '40, è stata rinvenuta in stato di forte disordine e con evidenti lacune, tuttavia è stato subito chiaro che nell'ordinamento originale le carte fossero raccolte (in ordine cronologico d'entrata) in fascicoli annuali. Dai carteggi con istituzioni e fornitori emerge però che, durante la direzione di Mentore Maggini (1927-1941), l'amministrazione dell'Osservatorio trascurava spesso gli adempimenti formali e burocratici: vi sono infatti molte lettere di sollecito sia da parte di fornitori affinché siano saldate le fatture, ma ancora di più sono le sollecitazioni da parte del Ministero della pubblica istruzione perché siano prodotti rendiconti e note contabili. La relazione sullo stato patrimoniale stilata nell'estate del 1941, subito dopo la morte di Maggini, lamenta l'assenza di scritture contabili riassuntive a partire dal 1927 (vedi Serie 1 Istituzione e proprietà, sottoserie 1 A.1 Servizio amministrativo generale).
A partire dalla metà degli anni '50 la corrispondenza ha carattere prevalentemente commerciale, cioè è presente perlopiù carteggio con tecnici e fornitori di parti meccaniche e strumentazioni. A partire dal 1970 è di nuovo presente la corrispondenza con i referenti istituzionali.
Con i fascicoli annuali sono stati collocati - anch'essi in successione cronologica - alcuni fascicoli di corrispondenza caratterizzati da interlocutori, temi o occasioni specifiche (fascc. 1, 6, 7, 12, 13, 29, 45). In fondo alla sottoserie è stata collocata (fasc. 59) una raccolta di telegrammi degli anni '70.